Czym jest audyt obiegu dokumentów, dlaczego warto go wykonać, komu powierzyć?
Spis treści
Audyt obiegu dokumentów jest procesem nie do końca sformalizowanym i może być różnie definiowany oraz przeprowadzany. Dotyczyć może zarówno dokumentów zdigitalizowanych, jak i tych w formie papierowej. Celem przeprowadzania audytu obiegu dokumentów jest weryfikacja skuteczności polityk w tym zakresie, a także wskazanie procesów, które – usprawnione – mogłyby skrócić czas obiegu, zwiększyć jego bezpieczeństwo lub w inny sposób korzystnie wpłynąć na wydajność strategiczną organizacji.
Co to jest audyt obiegu dokumentów?
Audyt obiegu dokumentów jest procesem weryfikacji przez niezależnych kontrolerów, czy system obiegu dokumentów w firmie funkcjonuje w sposób optymalny w kontekście danych celów strategicznych i taktycznych przedsiębiorstwa.
Jest to proces niezbędny, jeśli poszukuje się sposobów na zwiększenie efektywności obsługi oraz bezpieczeństwa dokumentacji. W przeciwieństwie do innych typów audytu ten nie jest sformalizowany, sama procedura audytowa może przebiegać w różny sposób.
Na czym polega audyt obiegu dokumentów?
Należy mieć świadomość, iż audyt obiegu dokumentów może przybierać różne formy w zależności od zakresu kontroli. Podstawowe różnice wynikają z samej tylko formy przechowywania dokumentów – jeśli chodzi o kontrolę dokumentacji elektronicznej, to audyt będzie wyglądał inaczej, niż w przypadku dokumentów papierowych lub systemu mieszanego.
Na samym początku jednak zawsze audytor musi zapoznać się z obowiązującą polityką dokumentacji oraz celami organizacji, ponieważ to w ich kontekście będzie przedstawiana ocena poszczególnych składowych procesu.
Dobrze znaczenie tego faktu zilustruje przykład oceny procesu druku dokumentów finansowych – zasadniczo obecnie postuluje się, aby jak najwięcej operacji prowadzić w formie elektronicznej, więc domyślna oceną będzie wynik negatywny audytu.
Jednak jeśli wygenerowany dokument został wydrukowany zgodnie z polityką i na żądanie klienta kontrolowanej firmy, choćby po to, aby go w formie papierowej dostarczyć, to kontrolowane aspekty (bezpieczeństwo drukarki i przekazywania dokumentu w firmie) będą oceniane z zupełnie innej perspektywy.
Dlaczego warto zdecydować się na audyt obiegu dokumentów?
Każda organizacja powinna działać z maksymalną możliwą wydajnością. Obecnie jednak bardzo często tak się nie dzieje i popularne są dwa scenariusze – tworzenie kolejnych stanowisk pracy dla osób biorących udział w obiegu dokumentów, co wydaje się logiczne, jeśli polityka obiegu dokumentów nie jest optymalna albo druga możliwość – powstawanie przestojów w obiegu dokumentów, jeśli któryś z etapów jest zbyt czasochłonny.
Niekiedy problemy te są widoczne gołym okiem i wykrywane przez mechanizmy kontroli wewnętrznej, ale czasem różnica jest mniejsza, a wewnętrzne kontrole zawodne i problem pozostaje niewykryty. To generuje duże obciążenie pracą dla pracowników, powoduje straty ekonomiczne na podtrzymanie niewydolnych procesów oraz może negatywnie wpływać na wizerunek organizacji.
Audyt obiegu dokumentów jest dobrym rozwiązaniem z kilku powodów:
-
jest przeprowadzany przez zewnętrznych, niezależnych audytorów, co sprawia, że na wynik nie wpływają wady samej procedury kontrolnej (z zasady kontrola wewnętrzna jest mniej skrupulatna i mniej użyteczna od kontroli zewnętrznej, przynajmniej jeśli mowa o audycie generalnym);
-
prowadzą go audytorzy mający dużą wiedzę na temat norm związanych z obiegiem dokumentów, a także procedurami nieobjętymi normami formalnymi, ale stosowanymi w organizacjach o podobnym profilu, co daje podstawy do przewidywania efektów wprowadzanych zmian oraz materiał porównawczy istotny przy wydawaniu oceny końcowej;
-
jak każda zewnętrzna kontrola, podnosi wiarygodność organizacji w oczach kontrahentów, nie wspominając o tym, że jest sposobem na realne usprawnienie ich obsługi. Dzięki przeprowadzeniu audytu przez podmiot zewnętrzny organizacja może stać się bardziej przejrzysta i przy okazji lepiej wykorzystać posiadane zasoby;
-
audyt obiegu dokumentów jest często pierwszym krokiem na drodze do wprowadzenia dalej idących zmian organizacyjnych i operacyjnych, ponieważ nierzadko wskazuje na wadliwe procesy stowarzyszone z wadliwym procesem dokumentacji i tym samym sugeruje, w jakim kierunku prowadzić działania naprawcze;
-
jest sposobem na dostarczenie ważnej informacji dotyczącej prawdziwości danych generowanych na podstawie przygotowanych wewnątrz organizacji, co jest ważne z punktu widzenia osób decyzyjnych, gdyż daje dowód na to, iż decyzje podejmowane przez kierownictwo są podejmowane na podstawie pełnych i rzetelnych danych dotyczących firmy.
